Pracodawcy zatrudniający osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności (OZN) powinni przywiązywać szczególną wagę do ochrony danych osobowych. Znaczenie tej ochrony wymaga od nich nie tylko przestrzegania przepisów prawa, ale również wykazywania się wysokim poziomem uwagi i staranności. Każdy etap przetwarzania danych osobowych, od momentu rekrutacji po zakończenie stosunku pracy, musi być zgodny z obowiązującymi normami i najlepszymi praktykami, aby zapewnić bezpieczeństwo i prywatność informacji. To nie tylko kwestia legalności, ale także zaufania i odpowiedzialności społecznej pracodawcy.
Dane szczególnie wrażliwe
Szczególną uwagę należy zwrócić przy przetwarzaniu danych wrażliwych, takich jak orzeczenia o niepełnosprawności pracowników. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych nakłada na organizacje szereg zobowiązań, które mają na celu ochronę prywatności osób, których dane dotyczą. Najnowsze interpretacje i wyjaśnienia Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) dostarczają pracodawcom cennych wytycznych w tym zakresie. Poniżej przedstawiamy kompleksowe wskazówki, które pomogą pracodawcom w zrozumieniu i prawidłowym stosowaniu przepisów RODO w kontekście orzeczeń o niepełnosprawności.
Uprawnienia pracownika z niepełnosprawnością
Osoby z niepełnosprawnościami mogą korzystać z szeregu uprawnień w miejscu pracy. Mają one na celu ułatwienie im funkcjonowania oraz pełne uczestnictwo w życiu zawodowym. Do najważniejszych należą:
- Krótsze normy czasu pracy – umożliwienie dostosowania wymiaru czasu pracy do indywidualnych potrzeb pracownika.
- Prawo do dodatkowej przerwy– przyznanie możliwości korzystania z przerw na gimnastykę lub wypoczynek.
- Dodatkowy urlop – zapewnienie dodatkowych dni wolnych od pracy w wymiarze 10 dni.
Wykorzystanie tych praw jest możliwe dzięki dobrowolnemu przedłożeniu przez pracownika orzeczenia o niepełnosprawności.
Dane osobowe w orzeczeniu
Orzeczenie o niepełnosprawności zawiera szereg danych osobowych, w tym informacje wrażliwe dotyczące stanu zdrowia pracownika. RODO wymaga, by takie dane były traktowane z najwyższą ostrożnością, co oznacza:
- Specjalne zabezpieczenia – implementacja środków technicznych i organizacyjnych, mających na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy zniszczeniem.
- Ograniczony dostęp – dostęp do danych wrażliwych powinien być możliwy tylko dla osób upoważnionych i bezpośrednio zaangażowanych w procesy HR.
Podstawa prawna przetwarzania danych
Pracodawcy mogą przetwarzać dane zawarte w orzeczeniach o niepełnosprawności, opierając się na wyraźnych przepisach prawa, które pozwalają na ich wykorzystanie w określonych celach, takich jak organizacja pracy czy dostosowanie stanowiska pracy do potrzeb pracownika. Przetwarzanie to musi być ściśle związane z celami przewidzianymi przez prawo, takimi jak:
- Realizacja uprawnień pracowniczych – przetwarzanie danych niezbędnych do udzielenia wsparcia pracownikowi z niepełnosprawnością w ramach przysługujących mu praw.
Przechowywanie orzeczeń
Przechowywanie orzeczeń o niepełnosprawności w aktach osobowych pracownika jest kluczowe dla zapewnienia ciągłości realizacji jego uprawnień. Zalecenia w tym zakresie obejmują:
- Bezpieczne archiwizowanie – orzeczenia powinny być przechowywane w sposób zapewniający ochronę przed nieautoryzowanym dostępem.
- Regularny przegląd – w celu ustalenia, czy przechowywanie danych jest nadal niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane.
Zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym dokumentacji pracowniczej, lista dokumentów zgromadzonych w sekcji B akt osobowych jest otwarta i może zawierać różne oświadczenia lub dokumenty uzasadnione prawnie przez Kodeks pracy bądź specjalistyczne ustawy. Chociaż bezpośrednie wzmianki o orzeczeniach o niepełnosprawności brak w tekście rozporządzenia, to z uwagi na ich znaczenie dla zapewnienia pracownikom określonych praw, zaleca się, aby pracodawcy dołączali kopię takiego orzeczenia do sekcji B akt osobowych.
Zabezpieczenia i przegląd danych
Zabezpieczanie danych osobowych i ich regularna weryfikacja są kluczowe dla spełnienia wymogów prawnych i w razie ewentualnej kontroli.
Pracodawcy powinni:
- Zapewnić poufność – przez ograniczenie dostępu do danych osobowych i wrażliwych do minimum niezbędnego.
- Przeprowadzać audyty – regularnie weryfikować adekwatność i aktualność przechowywanych danych, eliminując te, które nie są już potrzebne.
Jak długo przechowywać orzeczenie o niepełnosprawności?
W ramach obowiązków wynikających z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, pracodawcy są zobowiązani do przechowywania danych osobowych pracowników z niepełnosprawnościami jedynie przez czas niezbędny do celów, dla których dane te zostały zebrane. Zgodnie z art. 2b ust. 7 tej ustawy, okres ten nie powinien przekraczać zakresu koniecznego, a także wymaga regularnej, co najmniej pięcioletniej, weryfikacji adekwatności przetwarzania tych danych.
Odpowiedzialność i wyzwania w świetle RODO
Przetwarzanie danych wrażliwych zawartych w orzeczeniach o niepełnosprawności, wymaga od pracodawców nie tylko dokładnego zrozumienia przepisów RODO oraz stosowania ich w praktyce. Kluczową zasadą jest tutaj minimalizacja danych. Możemy pozyskiwać i przetwarzać wyłącznie te informacje, które są bezpośrednio niezbędne do osiągnięcia określonych celów.
Zapewnienie zgodności z RODO przy przetwarzaniu orzeczeń o niepełnosprawności jest zadaniem wymagającym od pracodawców szczególnej uwagi na ochronę danych osobowych. Przestrzeganie przedstawionych wskazówek nie tylko ułatwi pracodawcom prawidłowe zarządzanie danymi wrażliwymi, ale również pomoże w budowaniu zaufania i bezpiecznego środowiska pracy dla wszystkich pracowników, w szczególności tych z niepełnosprawnościami. Współpraca z UODO oraz stosowanie się do aktualnych wytycznych i najlepszych praktyk w zakresie ochrony danych osobowych stanowią fundament odpowiedzialnego i etycznego podejścia do zarządzania zasobami ludzkimi w każdej organizacji.
Zadbaj o bezpieczeństwo danych swoich pracowników z niepełnosprawnościami
Czy jesteś pewien, że Twoja organizacja prawidłowo zarządza danymi pracowników z niepełnosprawnościami? Nie ryzykuj kar i utraty zaufania pracowników.
Skontaktuj się z naszymi ekspertami już dziś.
źródło:
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19971230776
Magdalena Bielska
