Pracodawca zatrudniający powyżej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty ma wobec PFRON kilka obowiązków sprawozdawczych. To, jaki formularz należy złożyć, zależy przede wszystkim od liczby pracowników, osiąganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz tego, czy firma podlega wpłatom na Fundusz.
W praktyce największe znaczenie mają deklaracje PFRON składane co miesiąc oraz informacje przekazywane raz w roku. Sprawdź, które dokumenty mogą dotyczyć Twojej firmy i jak nie przegapić ustawowych terminów.
Kto musi składać dokumenty do PFRON?
Obowiązki wobec PFRON dotyczą przede wszystkim pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Co do zasady powinni oni osiągać wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie co najmniej 6%.
Jeśli firma nie spełnia tego warunku, może być zobowiązana do comiesięcznych wpłat na PFRON. Wysokość wpłaty zależy między innymi od liczby brakujących etatów osób niepełnosprawnych oraz przeciętnego wynagrodzenia.
Samo zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami nie zawsze oznacza jednak obowiązek opłacania składek. W niektórych przypadkach pracodawca może korzystać ze zwolnienia z wpłat, ale nadal musi przekazywać odpowiednie informacje do PFRON.
Jakie deklaracje PFRON składa się najczęściej?
Rodzaj formularza zależy od sytuacji pracodawcy. Najczęściej spotykane dokumenty to:
- DEK-I-0 – miesięczna deklaracja dotycząca wpłat na PFRON,
- DEK-I-a – deklaracja miesięczna stosowana przez określone grupy pracodawców, w zależności od ich statusu i zasad rozliczenia,
- DEK-I-b – deklaracja miesięczna składana w sytuacjach wskazanych w przepisach,
- DEK-R – deklaracja roczna,
- INF-1 – miesięczna informacja dla pracodawców, którzy nie mają obowiązku dokonywania wpłat, ale muszą przekazywać dane do PFRON,
- INF-2 – informacja roczna o zatrudnieniu, kształceniu lub działalności na rzecz osób niepełnosprawnych.
Formularza nie wybiera się wyłącznie na podstawie liczby zatrudnionych osób. Trzeba uwzględnić także status pracodawcy, rodzaj obowiązku oraz to, czy w danym okresie powstała należność wobec PFRON.
DEK-I-0, DEK-I-a i DEK-I-b
To dokumenty związane przede wszystkim z rozliczaniem wpłat na PFRON. Pracodawca wykazuje w nich dane potrzebne do ustalenia, czy wpłata jest należna oraz w jakiej wysokości.
Wybór konkretnego formularza zależy od rodzaju pracodawcy i jego sytuacji prawno-organizacyjnej. Dlatego przed wysłaniem deklaracji warto sprawdzić aktualne zasady w systemie e-PFRON2 albo skonsultować dokument z osobą odpowiedzialną za kadry i płace.
DEK-R
DEK-R to deklaracja roczna. Składa się ją za poprzedni rok kalendarzowy, jeśli na pracodawcy ciążył obowiązek rozliczenia wpłat na PFRON.
Dokument podsumowuje dane za cały rok. Błędy w deklaracji rocznej mogą wynikać nie tylko z nieprawidłowego wyliczenia wpłat, lecz także z niespójności między raportami miesięcznymi a danymi rocznymi.
Więcej o deklaracjach rocznych przeczytasz w tym artykule.
INF-1
INF-1 jest miesięczną informacją przekazywaną przez pracodawców, którzy są zwolnieni z wpłat na PFRON, ale nadal mają obowiązek raportowania określonych danych.
Dotyczy to między innymi sytuacji, w których firma osiąga wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych albo korzysta z innej podstawy zwolnienia. Brak wpłaty nie zawsze oznacza więc brak obowiązku złożenia dokumentu.
INF-2
INF-2 to informacja roczna dotycząca zatrudnienia, kształcenia lub działalności na rzecz osób niepełnosprawnych. Składają ją pracodawcy, którzy w poprzednim roku byli zobowiązani do przekazania co najmniej jednej miesięcznej informacji INF-1.
Ten dokument może dotyczyć między innymi pracodawców zwolnionych z wpłat oraz zakładów pracy chronionej. Obowiązek warto sprawdzić na podstawie dokumentów z całego poprzedniego roku, a nie tylko sytuacji firmy w grudniu.
Terminy składania deklaracji PFRON
Miesięczne deklaracje i informacje PFRON składa się co do zasady do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą.
Przykładowo:
- dokument za styczeń należy złożyć do 20 lutego,
- dokument za kwiecień – do 20 maja,
- dokument za listopad – do 20 grudnia.
W tym samym terminie należy zwykle uregulować należną wpłatę na PFRON. Jeśli 20. dzień miesiąca przypada w dzień wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.
Deklarację roczną DEK-R składa się do 20 stycznia za rok poprzedni. Także INF-2 przekazuje się co do zasady do 20 stycznia każdego roku za poprzedni rok kalendarzowy.
Dokumenty składa się elektronicznie za pośrednictwem systemu e-PFRON2. Warto nie zostawiać wysyłki na ostatni dzień, ponieważ wcześniej trzeba mieć poprawnie skonfigurowane konto, dane ewidencyjne i uprawnienia do podpisywania dokumentów.
Praktyczny przykład
Firma zatrudnia 40 osób w przeliczeniu na pełne etaty, ale nie osiąga wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych. W styczniu powstaje więc obowiązek rozliczenia wpłaty na PFRON.
Pracodawca powinien:
- ustalić przeciętne zatrudnienie i liczbę etatów osób niepełnosprawnych,
- obliczyć należną wpłatę,
- wybrać właściwy formularz DEK,
- wysłać dokument przez e-PFRON2,
- opłacić należność do 20 lutego.
Jeżeli w kolejnym miesiącu firma osiągnie wymagany wskaźnik i nie będzie musiała dokonać wpłaty, może zmienić się także rodzaj przekazywanego dokumentu. Obowiązek raportowy nie znika automatycznie.
Najczęstsze błędy pracodawców
Problemy z rozliczeniami PFRON najczęściej wynikają z organizacji pracy, a nie z celowego zaniedbania. Typowe błędy to:
- uznanie, że brak wpłaty oznacza brak deklaracji,
- zastosowanie niewłaściwego formularza,
- błędne ustalenie przeciętnego zatrudnienia,
- nieuwzględnienie osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy,
- pominięcie zmian w statusie pracownika,
- przesłanie dokumentu po terminie,
- brak zgodności między danymi kadrowymi, płacowymi i informacjami wysłanymi do PFRON,
- brak aktualnego adresu e-mail lub numeru telefonu w danych ewidencyjnych,
- wysłanie korekty bez sprawdzenia, jaki dokument pierwotny wymaga poprawy.
Wskazówka eksperta
Najbezpieczniej ustalić stały kalendarz obowiązków PFRON i połączyć go z zamknięciem listy płac. Najpierw należy potwierdzić dane o zatrudnieniu, potem wyliczyć wskaźnik, a dopiero na końcu wybrać formularz i wysłać dokument.
Warto także przechowywać potwierdzenia złożenia deklaracji oraz dowody wpłat. Przy korekcie lub kontroli pozwolą szybko odtworzyć, na jakich danych oparto rozliczenie.
Jeśli nie masz pewności, jakie deklaracje PFRON dotyczą Twojej firmy albo który termin obowiązuje w konkretnej sytuacji, skontaktuj się z nami. Przeprowadzimy audyt i doradzimy, jakie dokumenty powinna składać Twoja organizacja. Wczesne sprawdzenie formularza jest prostsze niż poprawianie błędnej deklaracji po terminie.
Magdalena Bielska
