Obowiązkowe wpłaty na PFRON, wskaźnik 6%, deklaracje PFRON oraz możliwości obniżenia wpłat to kwestie, które budzą wiele pytań wśród pracodawców.
Poniżej odpowiadamy na najczęstsze pytania dotyczące PFRON oraz zatrudniania osób z niepełnosprawnościami. Wyjaśniamy m.in. kto płaci PFRON, jak oblicza się wpłaty, jak działa wskaźnik 6% i w jaki sposób zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami może wpłynąć na wysokość wpłat.
Data ostatniej aktualizacji: 18 sierpnia 2026 r.
Co do zasady obowiązek miesięcznych wpłat na PFRON dotyczy pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i nie osiągają wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami.
Dla większości pracodawców wymagany wskaźnik wynosi 6%. Dla niektórych podmiotów wskazanych w ustawie, m.in. określonych jednostek edukacyjnych i opiekuńczych, wynosi 2%.
Tak, może podlegać obowiązkowi wpłat. Próg nie zaczyna się powyżej 25 pracowników, lecz od zatrudnienia wynoszącego co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
Jeżeli przy takim poziomie zatrudnienia firma nie osiąga wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, co do zasady powstaje obowiązek wpłaty na PFRON.
Wysokość miesięcznej wpłaty zależy przede wszystkim od:
Dla większości pracodawców stosuje się wzór:
40,65% przeciętnego wynagrodzenia × liczba brakujących etatów osób z niepełnosprawnościami.
Dokładną wysokość zobowiązania najlepiej obliczyć na podstawie rzeczywistych danych dotyczących zatrudnienia w danym miesiącu.
Wskaźnik 6% oznacza wymagany dla większości pracodawców udział zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami w przeciętnym miesięcznym zatrudnieniu ogółem, obliczanym w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
Jeżeli pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników osiąga wymagany wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, co do zasady nie ma obowiązku dokonywania miesięcznej wpłaty wynikającej z nieosiągnięcia tego wskaźnika.
Nie trzeba więc przekroczyć 6%. Wystarczy osiągnąć wymagany poziom.
Wpłaty na PFRON można obniżyć przede wszystkim poprzez zwiększenie wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, co pozwala zmniejszyć lub całkowicie wyeliminować obowiązkowe wpłaty. Alternatywnie możliwe jest również skorzystanie z mechanizmu obniżenia na podstawie art. 22 ustawy, np. poprzez zakupy od uprawnionych podmiotów i uzyskanie informacji o kwocie obniżenia.
Może obniżyć wysokość miesięcznej wpłaty na PFRON.
Skala zmiany zależy m.in. od wymiaru czasu pracy zatrudnionej osoby, stopnia niepełnosprawności, struktury zatrudnienia w firmie oraz – w określonych przypadkach – występowania schorzeń szczególnie utrudniających wykonywanie pracy.
Dlatego każdą sytuację warto policzyć indywidualnie.
Nie. Osoba z niepełnosprawnością może być zatrudniona również na część etatu.
Przy ustalaniu stanu zatrudnienia na potrzeby rozliczeń PFRON bierze się pod uwagę wymiar czasu pracy w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
Oznacza to, że zatrudnienie na część etatu również może wpływać na wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami.
Przy ustalaniu zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami mogą być uwzględniani pracownicy posiadający ważne orzeczenie o:
a także odpowiednie orzeczenia traktowane na równi z orzeczeniami o stopniu niepełnosprawności.
Wpływ konkretnego pracownika na rozliczenia PFRON należy oceniać na podstawie jego dokumentów oraz aktualnych przepisów.
Tak, w określonych sytuacjach.
Szczególne znaczenie może mieć zatrudnienie osób ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, u których stwierdzono schorzenia szczególnie utrudniające wykonywanie pracy.
Przepisy przewidują możliwość obniżenia wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami według określonych zasad.
Nie należy mylić tego mechanizmu z miesięcznym dofinansowaniem do wynagrodzenia pracownika.
Zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością wiąże się ze standardowymi kosztami zatrudnienia pracownika.
Jednocześnie pracodawca, po spełnieniu odpowiednich warunków, może korzystać z różnych form wsparcia PFRON, np. miesięcznego dofinansowania do wynagrodzenia albo odrębnych instrumentów dotyczących określonych kosztów związanych z zatrudnieniem osoby z niepełnosprawnością.
Każdy instrument ma własne warunki i nie należy ich ze sobą utożsamiać.
Tak, po spełnieniu warunków określonych w przepisach pracodawca może ubiegać się o miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością.
Prawo do dofinansowania oraz jego wysokość zależą od szeregu warunków dotyczących zarówno pracodawcy, jak i pracownika.
W przypadku pracodawcy zatrudniającego co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy jednym z podstawowych warunków uzyskania dofinansowania jest osiągnięcie wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Dla większości pracodawców wynosi on 6%.
Ważne: dofinansowanie do wynagrodzenia i obniżenie obowiązkowych wpłat na PFRON to dwa różne mechanizmy.
Tak, przepisy przewidują również inne mechanizmy.
Jednym z nich jest możliwość wykorzystania obniżenia wpłaty w związku z zakupem określonych usług lub produkcji od sprzedającego spełniającego warunki określone w art. 22 ustawy i otrzymaniem informacji o kwocie obniżenia.
Jest to jednak inny mechanizm niż obniżanie wpłat poprzez zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami.
Samo zawarcie umowy zlecenia nie oznacza wliczenia takiej osoby do stanu zatrudnienia pracowników wykazywanego na potrzeby obowiązkowych wpłat na PFRON.
Przy ustalaniu tego zatrudnienia znaczenie ma zatrudnienie w ramach stosunku pracy.
Dlatego przed wyborem formy zatrudnienia warto sprawdzić, czy będzie ona miała wpływ na rozliczenia PFRON.
Nie.
Może to być m.in. umowa o pracę:
Dla rozliczeń PFRON istotne są przede wszystkim rzeczywiste zatrudnienie pracownika oraz prawidłowe ustalenie stanu zatrudnienia w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
Rodzaj dokumentu zależy od sytuacji pracodawcy.
Jednym z podstawowych formularzy jest DEK-1-0, czyli miesięczna deklaracja dotycząca wpłat na PFRON składana przez pracodawców, którzy nie osiągają wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami i podlegają temu obowiązkowi.
W systemie funkcjonują również inne deklaracje i informacje, m.in. DEK-1-a, DEK-1-b, DEK-R, INF-1 czy INF-2.
Dobór formularza powinien zawsze wynikać z sytuacji konkretnego pracodawcy.
DEK-1-0 jest miesięczną deklaracją składaną przez określonych pracodawców zobowiązanych do wpłat na PFRON z powodu nieosiągania wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami.
W deklaracji wykazuje się m.in. dane dotyczące zatrudnienia oraz należnej wpłaty.
Analiza deklaracji DEK-1-0 może pomóc w ocenie obecnych kosztów PFRON i sprawdzeniu, czy wysokość wpłat jest prawidłowo obliczana.
Błąd w deklaracji może wymagać jej skorygowania.
Jeżeli w wyniku nieprawidłowego rozliczenia powstanie zaległość we wpłatach, pracodawca może być zobowiązany do uregulowania brakującej kwoty wraz z należnymi odsetkami.
Dlatego warto regularnie weryfikować zarówno dane o zatrudnieniu, jak i prawidłowość deklaracji składanych do PFRON.
Jeżeli pracodawca wpłacił do PFRON kwotę nienależną lub wyższą od należnej, może powstać nadpłata podlegająca rozliczeniu lub zwrotowi zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Nie oznacza to jednak, że późniejsze zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością automatycznie pozwala odzyskać prawidłowo naliczone wpłaty należne za wcześniejsze okresy.
W przypadku podejrzenia nadpłaty warto najpierw zweryfikować wcześniejsze deklaracje i sposób ustalenia zatrudnienia.
Aby sprawdzić, czy firma nie wpłaca do PFRON zbyt wysokich kwot, najlepiej przeanalizować:
Taka analiza pozwala sprawdzić zarówno poprawność dotychczasowych rozliczeń, jak i możliwości legalnego ograniczenia przyszłych kosztów.
Dowiedz się, na czym polega audyt PFRON.
Nie istnieje jedna kwota odpowiednia dla każdej firmy.
Wysokość potencjalnych oszczędności zależy przede wszystkim od:
W większych przedsiębiorstwach oszczędności mogą być liczone w dziesiątkach lub setkach tysięcy złotych rocznie, ale każda kalkulacja powinna być przygotowana indywidualnie.
Proces rozpoczynamy od analizy aktualnego zatrudnienia oraz wysokości wpłat na PFRON.
Następnie określamy możliwe scenariusze działania, wyliczamy potencjalne oszczędności i – jeśli rozwiązaniem jest zwiększenie zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami – wspieramy firmę w procesie rekrutacji i zatrudnienia.
Po wdrożeniu możemy również wspierać pracodawcę w monitorowaniu struktury zatrudnienia i dokumentacji związanej z PFRON.
Tak. Prowadzimy rekrutacje osób z niepełnosprawnościami dla pracodawców, poszukując kandydatów dopasowanych do rzeczywistych stanowisk, kompetencji i potrzeb organizacji.
Wspieramy firmę od określenia potrzeb rekrutacyjnych, przez poszukiwanie i selekcję kandydatów, aż po zatrudnienie i dalszą współpracę.
Czas zależy od sytuacji firmy, liczby planowanych rekrutacji, rodzaju stanowisk oraz dostępności odpowiednich kandydatów.
Po analizie przedstawiamy możliwy sposób działania oraz kolejne etapy procesu. Dzięki temu pracodawca wie, jakie działania będą potrzebne i jaki efekt mogą przynieść.
Pierwszym krokiem jest określenie wielkości zatrudnienia oraz obecnej wysokości wpłat.
Możesz skorzystać z kalkulatora PFRON, aby uzyskać wstępną kalkulację, a następnie przeprowadzić indywidualną analizę uwzględniającą rzeczywistą strukturę zatrudnienia w firmie.
Sprawdź wysokość wpłat i możliwe oszczędności.
Potrzebujesz analizy wpłat PFRON w swojej firmie?
Jeżeli Twoja firma zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, możemy sprawdzić aktualną wysokość wpłat na PFRON i ocenić możliwości ich obniżenia.
Analizujemy sytuację firmy, wyliczamy potencjalne oszczędności oraz wskazujemy możliwe rozwiązania związane z zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami.
Z Normative współpracujemy od kilku lat i od początku możemy liczyć na pełen profesjonalizm oraz zaangażowanie. Zespół trafnie rekomenduje rozwiązania dopasowane do potrzeb naszej firmy i sprawnie wspiera nas w bieżących działaniach. Normative dba również o prawidłowość dokumentacji kadrowej i terminowość realizowanych zadań. Na nasze pytania i potrzeby reaguje szybko, konkretnie i profesjonalnie.
Magdalena Gałwa
Wiceprezes Zarządu | Milkpol S.A.
Współpracujemy z firmą Normative od dwóch lat. W tym czasie firma zrekrutowała dla nas dwóch bardzo dobrych pracowników, świetnie dopasowanych do stanowisk i potrzeb naszej organizacji. Cenimy Normative za profesjonalizm, sprawną komunikację oraz bardzo dobre rozumienie specyfiki naszej firmy.
Radomir Ochocki
Managing Director | igus sp. z o.o
Agnieszka i Magdalena przeprowadziły bardzo dobre szkolenie z zakresu równości, inkluzywności i współpracy z osobami z niepełnosprawnościami. Szkolenie zostało przeprowadzone w języku angielskim. Polecam każdemu, kto chce zyskać nową perspektywę i rozwijać swoich manedżerów w kierunku inkluzywnego przywództwa oraz pogłębić zrozumienie tych istotnych tematów. Szkolenie dostarcza nie tylko wiedzy, lecz także praktycznych narzędzi, które są kluczowe w tworzeniu bardziej otwartego i dostępnego środowiska pracy.
Beata Tokarska
Head of regional marketing | Commvault
Współpracujemy z firmą Normative od niemal roku i od samego początku współpraca wyróżnia się głębokim zrozumieniem naszych potrzeb oraz pełną transparentnością działań. Powierzyliśmy Normative wymagające projekty rekrutacyjne, które zostały terminowo i skutecznie zrealizowane. Zyskaliśmy dopasowanych kandydatów, którzy z powodzeniem rozwijają się dziś w naszych zespołach. Szczególnie pozytywnie oceniamy dobrą komunikację i partnerskie podejście do współpracy. Dodatkowym atutem jest kompleksowe wsparcie na każdym etapie, również po zatrudnieniu - od stałego bycia w kontakcie z pracownikami po bieżące analizy i monitorowanie struktury zatrudnienia pod kątem obowiązków formalnych. Serdecznie polecamy współpracę z Normative!
Anastasiia Oblohina
HR Specialist | QLOC
Firma Normative realizowała dla nas rekrutację pracownika na stanowisko administracyjne. Proces przebiegł sprawnie i profesjonalnie, a rekomendowana osoba bardzo dobrze odnalazła się w naszej organizacji i zakresie obowiązków.
Robert Malicki
CEO | FOXA sp. z o.o
Miałem okazję współpracować z firmą Normative w zakresie rekrutacji osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności do swojego zespołu projektowego. Jestem bardzo zadowolony z usługi, zyskałem zaangażowanego i lojalnego pracownika.
Przemysław Maciąg
Senior Software Engineer | Allies
Skontaktuj się z nami i odbierz bezpłatną konsultację
Skontaktujemy się z Tobą niezwłocznie
© 2026 - Normative. All rights reserved. | Polityka prywatności
Projekt i realizacja: 
