20 stycznia 2026 r. to data, która co roku wraca na listę „must-do” w kadrach i płacach. Jeśli Twoja firma raportuje do PFRON (albo w 2025 r. była z tego obowiązku zwolniona), to właśnie dziś jest ostatni dzwonek na dopięcie tematów rocznych za 2025 r..
W praktyce najczęściej wchodzą w grę dwa dokumenty roczne:
- INF-2 (roczna informacja dla podmiotów zwolnionych z wpłat),
- DEK-R (roczne rozliczenie wpłat na PFRON dla podmiotów zobowiązanych do wpłat).
Poniżej masz prosty sposób, żeby ustalić „co mnie dotyczy” i jak przejść przez przygotowanie danych bez nerwów.
Krok 1. Sprawdź, który dokument roczny dotyczy Twojej firmy: INF-2 czy DEK-R?
INF-2 – kiedy zwykle pojawia się obowiązek?
INF-2 to dokument roczny przygotowywany przez pracodawców zwolnionych z wpłat na PFRON (na podstawie wskazanych w przepisach przesłanek).
W praktyce często dotyczy to firm, które spełniają wymagania zwalniające z comiesięcznych wpłat (np. odpowiedni wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami).
Termin wysyłki INF-2 za 2025 r.: do 20 stycznia 2026 r.
DEK-R – kiedy trzeba go złożyć?
DEK-R to roczne rozliczenie wpłat składane przez pracodawców, u których w 2025 r. wystąpił obowiązek wpłat na PFRON.
Termin wysyłki DEK-R za 2025 r.: do 20 stycznia 2026 r.
Wskazówka operacyjna: jeśli w ciągu roku masz „mieszane” miesiące (raz obowiązek wpłat, raz zwolnienie), to kluczowe jest, żeby roczne rozliczenie było spójne z dokumentami miesięcznymi i ewentualnymi korektami.
Krok 2. Zrób krótką checklistę danych, zanim cokolwiek wyślesz
Niezależnie od tego, czy finalnie składasz INF-2 czy DEK-R, przygotuj sobie trzy rzeczy:
- Komplet dokumentów miesięcznych za 2025
To baza do rocznego podsumowania. PFRON działa w cyklu miesięcznym – co do zasady dokumenty i wpłaty „spinają się” terminem do 20. dnia następnego miesiąca. - Listę korekt z 2025 r.
Jeśli cokolwiek było poprawiane (np. wskaźniki, stany zatrudnienia, ulgi, miesiące), zapisz: co, kiedy i dlaczego. - Weryfikację danych kadrowych
Najczęstsze problemy biorą się z rozjazdu między:
- stanami zatrudnienia (FTE vs osoby),
- aktualnością orzeczeń,
- przypisaniem „szczególnych schorzeń”,
- sumą wpłat i miesiącami, których dotyczyły.
Krok 3. Złożenie dokumentów w e-PFRON2: o czym pamiętać technicznie
Roczne dokumenty składa się elektronicznie. System e-PFRON2 działa online (przez przeglądarkę) i jest dostępny pod adresem pracodawca.e-pfron.pl.
Żeby uniknąć nerwów „na ostatniej prostej”:
- nie zostawiaj wysyłki na końcówkę dnia (systemy potrafią zwolnić przy wzmożonym ruchu),
- zachowuj UPO/potwierdzenia,
- po wysyłce sprawdź status dokumentu (czy jest przyjęty, czy wymaga reakcji).
Krok 4. Najczęstsze błędy przy rocznych deklaracjach (i szybkie sposoby, by je wyłapać)
1) Niespójne sumy wpłat
Błąd klasyczny: suma miesięcznych wpłat ≠ suma w dokumencie rocznym.
Sposób: zrób prostą kontrolę krzyżową – miesiąc po miesiącu, z uwzględnieniem korekt.
2) Rozjazd w danych o zatrudnieniu
Roczne dokumenty „nie wybaczają” niekonsekwencji w etatach, osobach i sposobie liczenia przeciętnych stanów.
3) Brak logiki w korektach
Jeśli korygujesz dokument, to dane z korekty zastępują poprzednie wartości dla danego okresu.
Sposób: pilnuj, aby korekta zawierała komplet prawidłowych danych, a nie tylko „fragment”.
Krok 5. Co jeśli po wysłaniu znajdziesz błąd?
W PFRON standardem jest wysłanie dokumentu korygującego (z bieżącą datą) – a wartości w korekcie zastępują te wcześniej złożone dla danego okresu.
Jeżeli korekta wpływa na wysokość należności, warto działać szybko, żeby ograniczyć ryzyko narastania zaległości.
Co grozi za spóźnienie lub braki?
Jeżeli wpłata nie zostanie uregulowana w terminie lub będzie niepełna, dokument może stanowić podstawę do działań egzekucyjnych (w praktyce: robi się z tego zaległość, którą trzeba „odkręcać”).
Dlatego – nawet jeśli dziś jest intensywnie – lepiej wysłać komplet poprawnych dokumentów, niż wracać do tematu w trybie wyjaśnień.
FAQ – szybkie odpowiedzi na typowe pytania
Czy INF-2 i DEK-R mają ten sam termin?
Tak: dokumenty roczne za 2025 r. składa się do 20 stycznia 2026 r.
Czy muszę mieć e-PFRON2, żeby to wysłać?
Tak – obsługa odbywa się elektronicznie w systemie e-PFRON2 online.
Skąd mam wiedzieć, czy mam obowiązek INF-2?
INF-2 dotyczy pracodawców zwolnionych z wpłat na PFRON na określonych podstawach prawnych.
A jeśli w 2025 były korekty?
Uwzględnij je w rocznym podsumowaniu. Korekta zastępuje dane wcześniejsze dla danego okresu, więc spójność dokumentów jest kluczowa.
Jeśli chcesz, możemy pomóc Ci szybko zweryfikować kompletność danych za 2025 r. (szczególnie tam, gdzie były korekty albo wahania wskaźników w trakcie roku) i domknąć temat bez nerwów.
Prawidłowe rozliczenie deklaracji rocznych PFRON to kluczowy element zarządzania firmą zatrudniającą osoby z niepełnosprawnościami. Nie warto zostawiać tego zadania na ostatnią chwilę. Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu dokumentacji lub masz wątpliwości dotyczące rozliczeń z PFRON, skontaktuj się z naszymi ekspertami https://normative.pl/kontakt/.
Magdalena Bielska
