Jak przygotować zespół na zatrudnienie pracownika z orzeczeniem

Informacje o niepełnosprawności konkretnej osoby są poufne. Bez jej wyraźnej zgody nie wolno ich ujawniać zespołowi. Więcej przeczytasz tu: https://normative.pl/orzeczenie-o-niepelnosprawnosci-a-rodo/.

Dlatego przygotowanie pracowników polega nie na „przedstawianiu czyjejś diagnozy”, ale na budowaniu świadomości, wiedzy o przepisach i dobrej, szanującej różnorodność kultury pracy.

Dlaczego odpowiednie przygotowanie zespołu jest tak ważne?

Brak przygotowania często rodzi:

• plotki i domysły („co jest grane?”, „dlaczego ta osoba wychodzi wcześniej?”),
• nieporozumienia dotyczące podziału obowiązków,
• nieświadome, ale raniące komentarze lub zachowania,
• poczucie niesprawiedliwości („jedni muszą, inni nie muszą…”).

Z kolei dobrze poinformowany zespół:

• lepiej rozumie, skąd biorą się pewne zasady (np. dodatkowa przerwa, krótszy czas pracy),
• łatwiej akceptuje dostosowania stanowiska pracy,
• wie, jak wspierać nową osobę – bez wyręczania jej i bez traktowania „inaczej” w negatywnym sensie.

Prywatność przede wszystkim czego nie wolno mówić bez zgody pracownika

Dane o niepełnosprawności to dane wrażliwe

W polskim prawie informacje o zdrowiu należą do szczególnej kategorii danych osobowych (tzw. dane wrażliwe). To oznacza, że:

• pracodawca nie może sam z siebie informować zespołu, że konkretny pracownik ma orzeczenie,
• nie może opowiadać o rodzaju niepełnosprawności, stanie zdrowia czy leczeniu,
• nie powinien komentować przyczyn dostosowań („on ma… dlatego ma krótszy czas pracy”).

Zgoda pracownika to nie jest milczące domniemanie („nic nie mówił, więc pewnie mu nie przeszkadza”). Powinna być:

• świadoma – pracownik wie, co dokładnie zostanie przekazane i komu,
• konkretna – np. „może pani powiedzieć zespołowi, że korzystam z dodatkowej przerwy i krótszego wymiaru czasu pracy, ale bez mówienia o przyczynach medycznych”.

Jeżeli pracownik nie chce, by o jego orzeczeniu wiedział zespół to jego prawo. Firma i tak musi zapewnić mu uprawnienia, ale nie musi (i nie może) tego tłumaczyć poprzez ujawnianie danych osobowych.

Co mówić, a czego nie mówić: praktyczne przykłady

Bezpieczna komunikacja (bez wskazywania konkretnej osoby):

• „W naszej firmie część pracowników może korzystać z dodatkowej przerwy w pracy, jeśli przysługują im takie uprawnienia z mocy prawa.”
• „Zdarza się, że niektórzy pracownicy mają krótszy wymiar czasu pracy – to także wynika z przepisów. Proszę traktować to jako standard, a nie przywilej.”
• „Jako organizacja wspieramy zatrudnianie osób z niepełnosprawnością. Dlatego wszyscy powinniśmy znać podstawowe zasady współpracy i równego traktowania.”

Ryzykowna komunikacja (czego unikać bez zgody pracownika):

• „Nowa koleżanka ma orzeczenie o niepełnosprawności, dlatego będzie wychodzić wcześniej.”
• „Marek jest osobą z niepełnosprawnością, więc nie może wykonywać tych zadań.”
• „Ania ma problemy zdrowotne, dlatego ma dodatkową przerwę, ale nie mówcie nikomu.”

Jak rozmawiać z zespołem o zatrudnianiu osób z niepełnosprawnością bez wskazywania konkretnej osoby

Przygotowując zespół, skup się na zasadach, a nie na konkretnym pracowniku.

Co warto wyjaśnić?

1. Czym jest orzeczenie o niepełnosprawności – ogólnie
   Bez wchodzenia w szczegóły czyjegoś stanu zdrowia możesz opowiedzieć o tym, że:
   • orzeczenie jest dokumentem administracyjnym, a nie „etykietą”,
   • na jego podstawie pracownik może mieć określone uprawnienia (np. dodatkową przerwę, dodatkowy urlop, skrócony czas pracy – zależnie od przepisów),
   • pracodawca ma obowiązek te uprawnienia respektować.
2. Dlaczego w firmie to ważne
   • firma chce działać zgodnie z przepisami oraz wartościami (równość, różnorodność, włączenie),
   • zatrudnianie osób z niepełnosprawnością jest naturalną częścią polityki zatrudnienia, a nie wyjątkiem.
3. Jakie zasady obowiązują wszystkich
   • kultura szacunku zero przyzwolenia na żarty z niepełnosprawności,
   • reagowanie na dyskryminujące komentarze,
   • możliwość zgłoszenia wątpliwości: do menedżera, HR, zaufanej osoby.

Krok po kroku: rozmowa z zespołem

Kiedy?
Najlepiej przed dołączeniem nowej osoby z orzeczeniem (ale bez ujawniania informacji o niej), albo jeśli to niemożliwe wkrótce po jej zatrudnieniu, nadal na poziomie ogólnych zasad.

Jakie elementy uwzględnić?

1. Cel spotkania
   Krótko:„Chciałbym, żebyśmy porozmawiali o tym, jak w naszej firmie wygląda zatrudnianie osób z niepełnosprawnością i jakie zasady będą nas obowiązywać jako zespół.”
2. Ramy prawne i organizacyjne – bez danych osobowych
   • w firmie mogą być osoby korzystające z przysługujących im uprawnień,
   • to jest normalne i zgodne z prawem,
   • nie będziemy omawiać zdrowia żadnego konkretnego pracownika.
3. Miejsce na pytania i obawy
   Pracownicy często zastanawiają się:
   • „Czy będziemy mieć więcej pracy?”
     → Wyjaśnij, jak planujesz podział zadań i jakie wsparcie zapewni firma.
   • „Czy można normalnie żartować i rozmawiać?”
     → Tak, dopóki zachowujemy szacunek i nie żartujemy z czyjejś niepełnosprawności czy ograniczeń.
   • „Czy musimy coś robić inaczej?”
     → Czasem inaczej będziemy planować spotkania, komunikację czy tempo pracy, ale dotyczy to całego zespołu.

Podział obowiązków i dostosowanie pracy: jasne zasady zamiast domysłów

Przed zatrudnieniem nowej osoby (lub w trakcie jej wdrożenia) warto:

• zaplanować wsparcie w pierwszych tygodniach (mentor, buddy, check-listy, instrukcje).

Istotne:
Nie tłumacz zespołowi podziału zadań poprzez wskazywanie na niepełnosprawność konkretnej osoby. Zamiast:

• „Asia nie będzie robić X, bo ma problemy zdrowotne.”

lepiej:

• „Asia będzie odpowiedzialna głównie za obszary A, B i C. Zadania X i Y zostają przy dotychczasowych osobach, bo tak będzie najefektywniej dla całego zespołu.”

Dostosowania stanowiska pracy i elastyczne formy pracy

Dostosowanie pracy może dotyczyć m.in.:

• sprzętu i oprogramowania,
• organizacji przestrzeni biurowej (dostępność, ergonomia),
• godzin pracy, pracy zdalnej/hybrydowej,
• częstotliwości i długości przerw.

Zespół powinien rozumieć, że różne osoby mogą mieć różne potrzeby, ale nie musi wiedzieć, jakie są ich medyczne przyczyny.

Rola menedżera- przykład idzie z góry

Menedżer jest dla zespołu punktem odniesienia. Od jego postawy zależy, czy zatrudnienie osoby z orzeczeniem będzie odbierane jako coś naturalnego, czy jako „problem”.

Menedżer powinien:

• wyraźnie wspierać decyzję o zatrudnieniu osoby z orzeczeniem,
• mówić wprost, że to świadoma strategia firmy, a nie „wymuszony ruch”,
• modelować właściwe zachowania – reagować na niewłaściwe żarty, komentarze, wykluczające postawy,
• zachęcać do zadawania pytań (lepiej zadać pytanie niż żyć domysłami).

Rola HR edukacja, wsparcie i miejsce na trudniejsze tematy

Dział HR może:

• przygotować krótkie materiały edukacyjne dla zespołu (FAQ, proste infografiki, krótkie poradniki),
• zorganizować krótkie szkolenie z komunikacji i współpracy w zróżnicowanym zespole,
• być neutralnym miejscem do zgłaszania obaw, trudnych sytuacji czy niepokojących zachowań,
• wspierać menedżera w rozmowach z pracownikiem na temat ewentualnego ujawniania informacji o orzeczeniu (co, komu, w jakiej formie).

Onboarding pracownika z orzeczeniem, czyli jak to zrobić z głową

Pierwsze dni w nowej pracy są stresujące dla każdego. Dla osoby z orzeczeniem dochodzi do tego często obawa: „Jak zareaguje zespół?”.

Warto zadbać o:

• osobę wprowadzającą (buddy, mentor) – ktoś, kto pokaże „jak się tu rzeczy dzieją”,
• jasny plan wdrożenia – co w pierwszym dniu, tygodniu, miesiącu,
• punkty kontaktowe – do kogo zgłosić problem techniczny, organizacyjny, zdrowotny.

Rozmowy o indywidualnych potrzebach (przerwy, tempo pracy, sposób komunikacji) powinny odbywać się w cztery oczy, z poszanowaniem prywatności. To, co pracownik mówi przełożonemu czy HR, nie staje się „tematem dla całego zespołu”.

Dbanie o klimat w zespole w dłuższej perspektywie

Przygotowanie zespołu to nie jednorazowe spotkanie, ale proces. Warto regularnie:

• pytać o wrażenia ze współpracy (również anonimowo),
• przypominać o zasadach równego traktowania,
• reagować na pierwsze, nawet drobne sygnały wykluczenia czy żartów „poniżej pasa”,
• doceniać pozytywne postawy – wzajemną pomoc, życzliwość, proponowanie usprawnień.

Dobrym pomysłem jest ewaluacja współpracy po kilku miesiącach – z perspektywy pracownika z orzeczeniem, menedżera i zespołu. To moment, żeby sprawdzić:

• czy zakres obowiązków jest dopasowany do możliwości i kompetencji,
• czy nikt nie czuje się przeciążony lub niesprawiedliwie traktowany,
• czy zasady komunikacji i współpracy się sprawdzają.

Przygotowanie zespołu na zatrudnienie pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności wymaga połączenia wiedzy, empatii i poszanowania prywatności.

Najważniejsze zasady:

• Nie ujawniamy informacji o niepełnosprawności konkretnej osoby bez jej wyraźnej zgody.
• Z zespołem rozmawiamy o zasadach i organizacji pracy, a nie o diagnozach.
• Budujemy kulturę opartą na szacunku, równości i otwartej komunikacji.
• Menedżer i HR aktywnie wspierają proces, edukując i reagując na niewłaściwe zachowania.

Dzięki temu zatrudnienie pracownika z orzeczeniem staje się naturalnym, pozytywnym etapem rozwoju zespołu – a nie źródłem napięć czy plotek.

Jeżeli chcesz bezpiecznie i skutecznie zatrudniać osoby z niepełnosprawnością, przygotować zespół i zadbać o zgodność z przepisami – skontaktuj się z ekspertami Normative.

Pomożemy Ci:

• zaplanować proces zatrudnienia,
• przygotować menedżerów i zespół,
• dobrać rozwiązania organizacyjne i formalne.

Wejdź na: normative.pl/kontakt i zostaw wiadomość. Odezwiemy się z propozycją dopasowaną do Twojej firmy.

Magdalena Bielska