Opóźnienie wypłaty a dofinansowanie z PFRON to problem, który może zdecydować o tym, czy pracodawca otrzyma miesięczne wsparcie do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością. W praktyce PFRON nie ocenia wyłącznie wysokości kosztów płacy. Sprawdza również termin i sposób ich poniesienia. Dlatego nawet niewielkie opóźnienie może pozbawić firmę prawa do dofinansowania. Zasady ubiegania się o wsparcie opisuje sam PFRON w materiałach dla pracodawców.
Co do zasady pracodawca otrzyma dofinansowanie z PFRON tylko wtedy, gdy opłaci wszystkie elementy kosztów płacy terminowo albo z opóźnieniem nieprzekraczającym 14 dni. Ta zasada dotyczy zarówno wynagrodzenia, jak i składek ZUS oraz zaliczek na PIT. Szczegółowe warunki i wyjaśnienia dotyczące formularzy Wn-D i INF-D-P publikuje PFRON.
Więcej o ogólnych zasadach przeczytasz w naszym artykule Umowa zlecenie a dofinansowanie PFRON. Aktualne kwoty omawiamy we wpisie Nowe stawki dofinansowań PFRON 2025.
Opóźnienie wypłaty a dofinansowanie z PFRON – jakie koszty płacy trzeba opłacić na czas?
Pracodawca musi pilnować terminowości wszystkich podstawowych elementów kosztów płacy. Chodzi w szczególności o:
- wynagrodzenie,
- składki na ubezpieczenia społeczne,
- zaliczki na podatek dochodowy.
PFRON bierze pod uwagę nie tylko to, czy firma poniosła koszt, ale też kiedy dokładnie to zrobiła. Jeżeli pracodawca zapłaci po terminie, ocena prawa do wsparcia może się zmienić. Co ważne, samo późniejsze uregulowanie należności nie zawsze naprawia błąd.
Kiedy opóźnienie wypłaty wyklucza dofinansowanie z PFRON?
Zasadniczo dofinansowanie nie przysługuje, gdy pracodawca poniesie koszty płacy z opóźnieniem przekraczającym 14 dni. Innymi słowy, jeśli firma za późno wypłaci wynagrodzenie albo zbyt późno rozliczy należności publicznoprawne, może stracić prawo do wsparcia za dany okres.
Co więcej, znaczenie ma nie tylko termin samej wypłaty. Liczy się też kolejność działań. Jeżeli pracodawca złoży wniosek przed wypłatą wynagrodzenia, również może utracić prawo do dofinansowania. Oficjalne wyjaśnienia PFRON dotyczące rozliczeń znajdziesz tutaj: Warunki ubiegania się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych oraz Pytania i odpowiedzi z zakresu wypełniania wniosku Wn-D i INF-D-P.
Opóźnienie składek ZUS a dofinansowanie z PFRON – jaki obowiązuje wyjątek?
Ustawodawca przewidział wyjątek, ale dotyczy on wyłącznie składek ZUS. Pracodawca może dopłacić składki z opóźnieniem przekraczającym 14 dni tylko wtedy, gdy ta dopłata nie przekroczy 2% należnych składek za dany okres sprawozdawczy. PFRON wskazuje ten wyjątek w swoich materiałach informacyjnych o terminowości kosztów płacy.
To bardzo istotne rozróżnienie. Nie każde uchybienie działa więc tak samo. Jednak wyjątek ma wąski zakres. Nie obejmuje wszystkich kosztów płacy, lecz tylko określoną część rozliczeń z ZUS.
Opóźnienie wypłaty a dofinansowanie z PFRON przy pracy zdalnej
Od wniosków za kwiecień 2023 r. do wynagrodzenia brutto wlicza się również ekwiwalent albo ryczałt za pracę zdalną wypłacany pracownikowi z niepełnosprawnością. To oznacza, że pracodawca powinien rozliczać te świadczenia prawidłowo i terminowo. PFRON opublikował w tej sprawie osobny komunikat.
Jeżeli firma uwzględnia te kwoty w kosztach płacy, PFRON także bierze je pod uwagę przy ocenie spełnienia warunków dofinansowania. Dlatego dział kadr i płac powinien kontrolować nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również dodatkowe świadczenia związane z pracą zdalną. Zobacz: Praca zdalna a koszty płacy w dofinansowaniu do wynagrodzeń.
Kiedy dofinansowanie z PFRON nie przysługuje?
Najczęściej problem pojawia się w kilku konkretnych sytuacjach. Dofinansowanie z PFRON nie przysługuje między innymi wtedy, gdy:
- pracodawca wypłaci wynagrodzenie w niewłaściwej formie,
- pracodawca złoży wniosek przed wypłatą wynagrodzenia,
- firma poniesie koszty płacy z opóźnieniem przekraczającym 14 dni,
- pojawią się nieprawidłowości w rozliczeniu składek lub podatku,
- pracodawca błędnie rozliczy świadczenia związane z pracą zdalną.
W rezultacie firma może stracić wsparcie nawet wtedy, gdy sam koszt płacy faktycznie poniosła. Dlatego warto sprawdzać nie tylko kwoty, ale również terminy i formę rozliczeń.
Co pracodawca powinien sprawdzić przed złożeniem wniosku do PFRON?
Przed wysłaniem dokumentów warto przejść prostą checklistę. Najlepiej upewnić się, że:
- wynagrodzenie wypłacono terminowo,
- składki ZUS opłacono prawidłowo,
- zaliczkę na PIT rozliczono we właściwym terminie,
- wniosek nie trafił do systemu przed wypłatą wynagrodzenia,
- ekwiwalent albo ryczałt za pracę zdalną rozliczono poprawnie.
Dzięki temu pracodawca ogranicza ryzyko błędów. Co równie ważne, łatwiej zachowuje porządek w dokumentacji potrzebnej do rozliczeń z PFRON. Uzupełniająco możesz też zajrzeć do naszego tekstu Umowa zlecenie a dofinansowanie PFRON.
Opóźnienie wypłaty a dofinansowanie z PFRON – podsumowanie
Opóźnienie wypłaty a dofinansowanie z PFRON to kwestia, której nie warto bagatelizować. Co do zasady pracodawca musi opłacić wszystkie elementy kosztów płacy terminowo albo z opóźnieniem nieprzekraczającym 14 dni. Wyjątek dotyczy jedynie części dopłaty składek ZUS, o ile nie przekracza ona 2% należnych składek za dany okres sprawozdawczy.
W praktyce wniosek jest prosty: w PFRON liczy się nie tylko sam koszt płacy, ale także termin, forma i prawidłowość jego poniesienia. Aktualne kwoty wsparcia znajdziesz też w artykule Nowe stawki dofinansowań PFRON 2025.
FAQ
Czy opóźnienie wypłaty a dofinansowanie z PFRON zawsze oznacza utratę wsparcia?
Nie zawsze. Co do zasady opóźnienie nie może przekroczyć 14 dni. Jeżeli jednak pracodawca przekroczy ten limit, może stracić prawo do dofinansowania za dany okres.
Czy wyjątek 2% dotyczy wszystkich kosztów płacy?
Nie. Wyjątek obejmuje wyłącznie składki ZUS i tylko w zakresie dopłaty, która nie przekracza 2% należnych składek za dany okres sprawozdawczy.
Czy ekwiwalent za pracę zdalną wpływa na dofinansowanie z PFRON?
Tak. Od wniosków za kwiecień 2023 r. ekwiwalent lub ryczałt za pracę zdalną wchodzi do wynagrodzenia brutto uwzględnianego przy dofinansowaniu.
Czy można złożyć wniosek do PFRON przed wypłatą wynagrodzenia?
Nie. Jeżeli pracodawca złoży wniosek przed wypłatą wynagrodzenia, może utracić prawo do wsparcia.
Masz pytania dotyczące możliwości ubiegania się o dofinansowanie z PFRON? Skontaktuj się z naszymi ekspertami.
Magdalena Bielska
