Stan zatrudnienia PFRON: kogo wliczać i kogo wyłączać w 2026?

Stan zatrudnienia PFRON liczysz jako średnią arytmetyczną ze stanów dziennych w miesiącu (FTE) — także w weekendy i święta. Wyłączenia mają zamknięty katalog: część dotyczy tylko osób pełnosprawnych (np. urlop rodzicielski/wychowawczy), a osoba z orzeczeniem na urlopie bezpłatnym nie wchodzi do stanu OzN. Pracownika z orzeczeniem co do zasady liczysz od dnia przedstawienia orzeczenia.

---

Stan zatrudnienia PFRON to jedna z najczęstszych przyczyn rozjazdów między wyliczeniami kadr a deklaracjami. Błąd w FTE potrafi:

• sztucznie „przepchnąć” firmę ponad próg 25 etatów,
• zawyżyć lub zaniżyć wskaźnik OzN,
• wygenerować korekty i ryzyko zaległości.

Jeśli chcesz to domknąć procesowo bez zgadywania, zobacz: audyt formalno-prawny zatrudnienia OzN — w praktyce weryfikacja stanu zatrudnienia PFRON (wyłączenia, FTE, daty orzeczeń) szybko wyłapuje najdroższe błędy.

---

1) Co to jest stan zatrudnienia PFRON (i dlaczego nie jest tym samym co „liczba osób”)?

W PFRON liczy się zatrudnienie w etatach (FTE), a nie „ile osób pracuje w firmie”. Dlatego 10 osób na 1/2 etatu to zwykle 5 FTE (uproszczenie), a nie 10.

Najczęstszy błąd

Kadra/księgowość bierze „headcount”, a nie FTE. Efekt: stan zatrudnienia PFRON wychodzi inny niż powinien, a potem „nie zgadza się deklaracja”.

---

2) Kogo wliczać do stanu zatrudnienia PFRON? (tylko „pracownicy”)

Do stanu zatrudnienia PFRON wliczasz pracowników w rozumieniu prawa pracy, a nie wszystkie osoby świadczące usługi dla firmy.

Nie wliczasz do stanu zatrudnienia PFRON m.in.:

• współpracy B2B / samozatrudnienia,
• umów zlecenia i o dzieło,
• podwykonawców/outsourcingu (jeśli nie są pracownikami).

Wskazówka: trzymaj osobną listę „nie-pracownicy” (B2B, zlecenia), żeby nie mieszać jej z FTE.

---

3) Jak liczyć stan zatrudnienia PFRON w FTE (metoda dzienna + średnia miesięczna)

Najbezpieczniejszy schemat w firmie (i najłatwiejszy do kontroli jakości) wygląda tak:

1. Ustal stan zatrudnienia (FTE) dla każdego dnia miesiąca.
2. Zsumuj stany dzienne.
3. Podziel przez liczbę dni w miesiącu.

Chcesz szybko sprawdzić wpływ FTE na koszt? Skorzystaj z kalkulatora wpłat PFRON.

Jak liczyć stan zatrudnienia PFRON w weekendy i święta?

To miejsce, gdzie powstaje dużo pomyłek. Zasada operacyjna do procedury:

• stany dzienne ustalasz dla każdego dnia miesiąca, także w dni wolne,
• nie „kopiujesz” mechanicznie, jeżeli realnie zaszła zmiana zatrudnienia w dzień wolny,
• jeśli zatrudnienie ustało w piątek — tej osoby nie liczysz w sobotę i niedzielę; jeśli zatrudnisz w dzień wolny — liczysz od tego dnia.

Pro tip: w pliku/raporcie dopisz kolumnę „zmiana w dzień wolny: TAK/NIE”.

---

4) Wyłączenia ze stanu zatrudnienia PFRON (katalog zamknięty)

Najważniejsze: wyłączenia ze stanu zatrudnienia PFRON działają jak lista zamknięta. Jeśli czegoś nie ma na liście wyłączeń — co do zasady wliczasz.

W praktyce warto rozdzielić to na dwie grupy, bo inaczej traktuje się:

• osoby z niepełnosprawnością (OzN),
• osoby pełnosprawne.

4.1) Stan zatrudnienia PFRON – osoby z niepełnosprawnością (OzN): kiedy NIE wliczasz?

Najczęściej problematyczny przypadek: OzN na urlopie bezpłatnym — wtedy nie wchodzi do stanu OzN (czyli nie „buduje” wskaźnika OzN).

W procedurze oznacz to jako osobny status: „OzN – urlop bezpłatny”.

4.2) Stan zatrudnienia PFRON – osoby pełnosprawne: kiedy NIE wliczasz?

Najczęstsze „wyłączenia pełnosprawnych”, które w firmach robią różnicę:

• urlop rodzicielski,
• urlop wychowawczy,
• świadczenie rehabilitacyjne,
• oraz inne przypadki z katalogu PFRON (np. młodociani w przygotowaniu zawodowym i określone urlopy bezpłatne).

Jeśli często pojawiają się korekty: zwykle problem leży tu albo w weekendach/świętach.

---

5) Co wlicza się do stanu zatrudnienia PFRON mimo nieobecności? (L4 i macierzyński)

W firmach wciąż powtarza się skrót myślowy: „nie pracuje = nie liczymy”. To nie działa w PFRON.

W praktyce do stanu zatrudnienia PFRON często wliczają się pracownicy przebywający na:

• zwolnieniach lekarskich (L4),
• urlopach macierzyńskich,
• innych usprawiedliwionych nieobecnościach,
  o ile nie zachodzi konkretne wyłączenie z katalogu.

Jeśli chcesz to spiąć z dokumentami i procesem deklaracji, zerknij: deklaracje PFRON – co musisz wiedzieć.

---

6) Od kiedy liczyć orzeczenie do stanu zatrudnienia PFRON (OzN)?

Zasada operacyjna do HR: pracownika wliczasz do stanu OzN od dnia przedstawienia orzeczenia pracodawcy.

Kolejne orzeczenie i wliczenie „wstecz”

Przy kolejnym orzeczeniu mogą pojawić się sytuacje „wsteczne” (zależnie od terminów i treści dokumentów). Dlatego procedura powinna mieć punkt kontrolny:

Przed zamknięciem miesiąca:

• czy ktoś dostarczył nowe/kolejne orzeczenie,
• od kiedy powinien być liczony w stanie OzN,
• czy wymaga to korekty.

Jeśli potrzebujesz technicznego ogarnięcia systemu, zobacz: e-PFRON2.

---

7) Checklista miesięczna: stan zatrudnienia PFRON bez korekt

1. Lista pracowników + wymiar etatu (FTE).
2. Oznaczenie OzN + data, od kiedy liczyć w stanie OzN.
3. Oznaczenie wyłączeń (OzN: urlop bezpłatny; pełnosprawni: rodzicielski/wychowawczy/świadczenie rehabilitacyjne i inne z katalogu).
4. Wyliczenie stanów dziennych + średniej miesięcznej.
5. Kontrola jakości: weekendy/święta oraz zmiany w dni wolne.
6. Dopiero potem deklaracje / rozliczenia.

Jeśli Twoim celem jest realne ograniczenie kosztu, zobacz też: obniżenie wpłat do PFRON (to zwykle idzie w parze z uporządkowaniem FTE).

---

8) Najczęstsze błędy w stanie zatrudnienia PFRON (i jak ich uniknąć)

• Wliczanie B2B/zleceń do FTE.
• Wyłączanie L4 lub macierzyńskiego „bo nie świadczy pracy”.
• Niewyłączanie pełnosprawnych na rodzicielskim/wychowawczym.
• Zła data ujęcia OzN (np. „od daty na orzeczeniu”, bez procedury przedstawienia i wyjątków).
• Mechaniczne kopiowanie stanu na weekendy/święta mimo realnych zmian.

---

9) Kiedy warto zrobić audyt stanu zatrudnienia PFRON?

Warto, jeśli:

• jesteście blisko progu 25 etatów,
• macie rotację / dużo absencji / częste urlopy bezpłatne,
• pojawiają się korekty,
• skalujecie zatrudnienie OzN i chcecie mieć pewność, że wskaźnik jest liczony prawidłowo.

Jeśli często robicie korekty albo jesteście blisko progu 25 etatów — umów konsultację. Pokażemy, gdzie najczęściej „uciekają etaty” i jak to zabezpieczyć procedurą, bazując na audycie formalno-prawnym zatrudnienia OzN.

---

FAQ: stan zatrudnienia PFRON – pytania, które najczęściej padają

Czy L4 wlicza się do stanu zatrudnienia PFRON?
W wielu przypadkach tak — o ile nie zachodzi konkretne wyłączenie z katalogu.

Czy urlop macierzyński wlicza się do stanu zatrudnienia PFRON?
Co do zasady bywa wliczany (jeśli nie zachodzi wyłączenie).

Czy urlop rodzicielski wlicza się do stanu zatrudnienia PFRON?
To typowe wyłączenie dla pracowników pełnosprawnych — warto to mieć oznaczone w procesie.

Czy urlop wychowawczy wlicza się do stanu zatrudnienia PFRON?
To również typowe wyłączenie dla pracowników pełnosprawnych.

Czy osoba z orzeczeniem na urlopie bezpłatnym wlicza się do stanu zatrudnienia PFRON (OzN)?
Nie — to klasyczny przypadek, który powinien być wyłączony ze stanu OzN.

Więcej pytań i odpowiedzi znajdziesz w: FAQ o PFRON.

---

Podsumowanie

Jeśli masz zapamiętać tylko 3 rzeczy:

1. stan zatrudnienia PFRON = FTE, nie headcount,
2. liczysz jako średnią ze stanów dziennych (uwaga na weekendy/święta),
3. wyłączasz tylko to, co jest w zamkniętym katalogu, a OzN liczysz zwykle od dnia przedstawienia orzeczenia.

Jeśli chcesz, żebyśmy pomogli Ci to poukładać procesowo umów konsultację.

Źródła

• Wyjaśnienia PFRON do DEK-1-0
• Art. 2a ustawy

Magdalena Bielska