Wpłaty PFRON to temat, który w 2025 roku stał się jeszcze ważniejszy dla przedsiębiorców. Wzrost stawek od czerwca oznacza realne obciążenie finansowe dla firm zatrudniających co najmniej 25 pracowników. Jednocześnie istnieją sprawdzone metody, aby te koszty zminimalizować lub całkowicie wyeliminować w pełni legalnie. W tym wpisie wyjaśniamy, kogo dotyczy obowiązek, jak obliczyć wysokość wpłaty, jakie błędy popełniają pracodawcy i jak wdrożyć skuteczną strategię redukcji opłat.
1. Czym są wpłaty PFRON i kto ma obowiązek je uiszczać?
Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, jest instytucją, która finansuje m.in. rehabilitację zawodową i społeczną osób z niepełnosprawnościami. Firmy, które nie osiągają określonego wskaźnika zatrudnienia pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności, są zobowiązane do dokonywania comiesięcznych wpłat na PFRON.
Obowiązek dotyczy pracodawców, którzy:
- zatrudniają minimum 25 etatów (przeliczanych w wymiarze pełnego czasu pracy),
- nie osiągają wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami na poziomie 6% (dla szkół i placówek edukacyjnych – 2%).
Wyjątek stanowią m.in. organizacje pozarządowe, służby mundurowe czy firmy w stanie likwidacji lub upadłości.
2. Jak obliczyć wysokość wpłaty PFRON w 2025 roku?
Od 1 czerwca 2025 stawka za brakujący etat osoby z niepełnosprawnością wynosi 3 643,17 zł. Jest to 40,65% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale.
Wzór: Wpłata = 40,65% × przeciętne wynagrodzenie × (wymagana liczba etatów – rzeczywista liczba etatów osób z orzeczeniem)
Przykład 1:
- Firma zatrudnia 80 osób (etatów przeliczeniowych).
- 6% z 80 = 4,8 etatu – oznacza to, że wymagane jest zatrudnienie co najmniej 5 osób z orzeczeniem.
- Firma zatrudnia tylko 1 osobę z orzeczeniem, więc brakuje 4 etatów.
- Koszt miesięczny: 4 × 3 643,17 zł = 14 572,68 zł.
- Koszt roczny: 174 872,16 zł.
3. Najczęstsze błędy w naliczaniu wpłat PFRON
Choć wzór wydaje się prosty, praktyka pokazuje, że wiele firm płaci zbyt dużo. Do najczęstszych błędów należą:
- nieprawidłowe przeliczenie etatów – brak uwzględnienia nieobecności lub pracy w niepełnym wymiarze,
- nieuwzględnienie ulg i zwolnień,
- nieaktualizowanie danych kadrowych,
- brak korekt deklaracji za poprzednie okresy.
Warto podkreślić, że nadpłaty można odzyskać nawet z 5 ostatnich lat – to często dziesiątki lub setki tysięcy złotych.
4. Metody obniżenia wpłat PFRON
4.1 Zatrudnienie osób z orzeczeniem o niepełnosprawności
Najbardziej bezpośrednia metoda – każdy dodatkowy etat osoby z orzeczeniem obniża wpłatę. Co więcej, pracodawca może uzyskać dofinansowanie do wynagrodzeń.
4.2 Ulgi z tytułu zakupów u uprawnionych dostawców
Zakupy towarów lub usług od firm spełniających warunki PFRON mogą zmniejszyć miesięczną należność nawet o kilkadziesiąt procent. To rozwiązanie szczególnie korzystne dla firm, które z różnych powodów nie mogą zatrudnić dodatkowych osób z orzeczeniem.
4.3 Audyt PFRON i korekty
Przegląd dokumentacji i deklaracji to jeden z najskuteczniejszych sposobów na znalezienie oszczędności. Audyt ujawnia błędy, które po korekcie skutkują zwrotem nadpłat lub zmniejszeniem przyszłych wpłat.
5. Przykład realnej oszczędności
Przedsiębiorstwo z branży produkcyjnej zatrudniało 100 pracowników i płaciło co miesiąc ok. 21 859,02 zł wpłat PFRON. Po analizie dokumentacji ustalono, że możliwe jest zatrudnienie dwóch dodatkowych osób z orzeczeniem oraz skorzystanie z ulg zakupowych. Efekt? Wpłata spadła do 0 zł, a firma zaoszczędziła 262 308,24 zł rocznie.
6. Terminy i obowiązki sprawozdawcze
Wpłaty PFRON należy uiszczać co miesiąc, do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Obowiązkowe jest też składanie odpowiednich deklaracji (m.in. DEK-I-0) w systemie SODiR. Niedopełnienie obowiązków może skutkować naliczeniem odsetek i kar.
7. Jak działamy w Normative?
W Normative pomagamy firmom w pełnym zakresie obowiązków związanych z PFRON:
- analizujemy sytuację kadrową i finansową,
- ustalamy realny wskaźnik zatrudnienia,
- wdrażamy strategie obniżenia wpłat,
- szkolimy działy HR i kadr w zakresie przepisów PFRON.
Efekty? W wielu przypadkach oszczędności liczone są w setkach tysięcy złotych rocznie.
Zacznij oszczędzać już w tym miesiącu
Jeśli płacisz wpłaty PFRON, jest duża szansa, że przepłacasz. Wypełnij formularz kontaktowy, a my przeprowadzimy bezpłatną analizę i pokażemy, jak zmniejszyć lub wyeliminować wpłatę – zgodnie z prawem.
Źródła
Magdalena Bielska
