Obniżenie wpłat na PFRON bez zmiany struktury, czy to możliwe?
Obniżenie wpłat na PFRON było głównym tematem rozmowy z dyrektorem finansowym średniej spółki handlowej. Firma co miesiąc przekazywała ponad 21 000 zł do PFRON, co w skali roku oznaczało istotne obciążenie budżetu. Dlatego pierwszym krokiem była analiza, czy koszt można ograniczyć bez reorganizacji działów oraz bez tworzenia sztucznych stanowisk.
Dlaczego firma ponosiła tak wysoki koszt?
Przedsiębiorstwo zatrudniało ponad 25 pracowników w przeliczeniu na etaty, a jednocześnie nie osiągało ustawowego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością. W konsekwencji powstał obowiązek comiesięcznej wpłaty.
Zasady obliczania świadczenia opisane są na stronie Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych:
https://www.pfron.org.pl
Szczegółowe omówienie mechanizmu znajdziesz również w artykule:
https://normative.pl/wplaty-na-pfron-2025/
Etap pierwszy: analiza danych kadrowych
Na początku przeprowadzono dokładne przeliczenie:
- liczby etatów,
- brakujących stanowisk do osiągnięcia 6% wskaźnika,
- realnych kosztów zatrudnienia,
- wpływu zmian kadrowych na budżet.
Co istotne, brakowało jedynie 1,5 etatu do osiągnięcia wymaganego poziomu. Właśnie ta różnica generowała koszt przekraczający 21 tysięcy złotych miesięcznie.
Etap drugi: warsztat procesowy
Następnie zorganizowano warsztat z działem marketingu oraz operacji. Zamiast skupiać się wyłącznie na wskaźniku, przeanalizowano procesy wewnętrzne.
W szczególności ustalono, że:
- aktualizacja cenników odbywa się nieregularnie,
- dodawanie produktów do systemu obciąża specjalistów,
- część obowiązków realizowana jest poza głównym zakresem pracy.
Dzięki temu możliwe było wyodrębnienie zadań, które można było przekazać nowym pracownikom bez destabilizacji organizacji.
Etap trzeci: realne zatrudnienie
Ostatecznie podjęto decyzję o zatrudnieniu dwóch osób:
- jednej w wymiarze pełnego etatu,
- drugiej w wymiarze 0,5 etatu.
Obie osoby pracują w modelu zdalnym i zostały włączone do zespołu marketingu. Ponadto zakres obowiązków został jasno określony oraz mierzalny. Tym samym firma uniknęła tworzenia stanowisk pozornych.
Efekt finansowy i organizacyjny
W rezultacie miesięczny koszt spadł z 21 394 zł do zera. Roczna oszczędność wyniosła 111 199 zł. Jednocześnie uporządkowano procesy oraz odciążono zespół.
Warto również zapoznać się z zasadami dofinansowań do wynagrodzeń, które mogą dodatkowo wpłynąć na kalkulację:
https://normative.pl/dofinansowania-wynagrodzen-2025/
Kiedy redukcja kosztu jest możliwa?
Nie każda firma może całkowicie wyeliminować obciążenie. Jednak w wielu przypadkach możliwe jest jego ograniczenie, jeżeli:
- wskaźnik zatrudnienia jest blisko ustawowego progu,
- w organizacji występują powtarzalne procesy,
- brakuje systematycznej analizy kadrowej,
- zadania są rozproszone między pracowników.
Dlatego regularny przegląd danych ma kluczowe znaczenie.
Najczęstsze błędy
Po pierwsze, przedsiębiorstwa zatrudniają osoby bez realnego zakresu obowiązków. Druga kwestia, pomijają analizę organizacyjną. Po trzecie, traktują problem wyłącznie księgowo. W efekcie zmiany okazują się krótkotrwałe.
Czy Twoja firma ma podobny potencjał?
Każda organizacja wymaga indywidualnej kalkulacji obejmującej:
- aktualny wskaźnik zatrudnienia,
- strukturę etatów,
- wysokość miesięcznej wpłaty,
- potrzeby operacyjne.
Dopiero na tej podstawie można ocenić realne możliwości ograniczenia kosztu.
Magdalena Bielska
