Zanim firma podejmie decyzję o zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami, trzeba sprawdzić między innymi, jak wygląda obecna struktura zatrudnienia, czy wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami jest prawidłowo liczony.
Do tego służy audyt PFRON. To analiza, która wykaże, czy firma płaci na PFRON tyle, ile powinna oraz jakie działania mogą pomóc ograniczyć koszt zgodnie z przepisami.
Na czym polega audyt PFRON?
Audyt PFRON polega na sprawdzeniu, czy firma prawidłowo rozlicza obowiązki związane z zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami oraz wpłatami na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
W Normative sprawdzamy dokumentację pracowniczą, deklaracje, sposób raportowania danych oraz obszary, które mogą wpływać na wysokość wpłat do PFRON.
W praktyce audyt może obejmować m.in.:
- poprawność deklaracji składanych do PFRON, w tym DEK-I-0 oraz właściwych formularzy INF,
- zgodność zgłoszeń osób z niepełnosprawnościami,
- orzeczenia o niepełnosprawności i dokumenty dotyczące schorzeń szczególnych,
- sposób naliczania urlopów dodatkowych i zwolnień na turnus rehabilitacyjny,
- normy czasu pracy osób z niepełnosprawnościami,
- rozliczanie nadgodzin,
- sposób przechowywania dokumentacji zgodnie z RODO,
- prawidłowość wpłat z ostatnich 5 lat.
Efektem audytu jest jasna odpowiedź: czy firma rozlicza PFRON prawidłowo, czy ma ryzyka w dokumentacji i czy może obniżyć comiesięczne wpłaty.
Kiedy firma musi płacić na PFRON?
Obowiązek wpłat na PFRON dotyczy pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie osiągają wymaganego wskaźnika 6% zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Dla wielu firm oznacza to regularny koszt. Nie zawsze wynika on z braku chęci zatrudniania osób z orzeczeniem. Często problem jest bardziej praktyczny: firma nie wie, ilu pracowników z niepełnosprawnościami potrzebuje, jak prawidłowo liczyć wskaźnik i jak przygotować dokumenty, żeby nie narazić się na korekty lub problemy przy kontroli.
Audyt PFRON porządkuje te kwestie. Pokazuje:
- czy firma rzeczywiście ma obowiązek wpłat,
- czy wpłaty są liczone poprawnie,
- jaki jest aktualny wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami,
- ile osób z orzeczeniem firma musiałaby zatrudnić, aby ograniczyć koszt,
- jakie formalności trzeba przygotować przed zatrudnieniem.
Sprawdź tutaj, kogo dotyczy obowiązek wpłat na PFRON.
Czy audyt PFRON pozwala obniżyć wpłaty?
Tak, audyt PFRON może wskazać możliwości obniżenia wpłat, ale nie ma jednej kwoty oszczędności dla każdej firmy. Wszystko zależy od konkretnej sytuacji pracodawcy.
Znaczenie mają m.in.:
- liczba pracowników w przeliczeniu na etaty,
- aktualny wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami,
- wysokość obecnych wpłat,
- poprawność dotychczasowych rozliczeń,
- możliwości zatrudnienia osób z orzeczeniem na realnych stanowiskach,
- kompletność dokumentacji pracowniczej.
W części przypadków audyt pokazuje, że możliwe jest stopniowe obniżenie wpłat. W innych – że po zatrudnieniu odpowiedniej liczby osób z orzeczeniem wpłaty można zredukować do 0 zł. Warunek jest jeden: trzeba zrobić to na podstawie danych, a nie intuicji.
Przykład: firma zatrudnia 80 osób i płaci na PFRON
Załóżmy, że firma zatrudnia 80 osób i co miesiąc płaci na PFRON, ponieważ nie osiąga wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami.
Na pierwszy rzut oka rozwiązanie wydaje się proste: zatrudnić kilka osób z orzeczeniem. W praktyce przed taką decyzją trzeba sprawdzić:
- ile etatów faktycznie liczy się do wskaźnika,
- jak wygląda obecna struktura zatrudnienia,
- czy firma ma stanowiska, które mogą być odpowiednie dla kandydatów z niepełnosprawnościami,
- czy deklaracje do PFRON były składane prawidłowo,
- czy dokumentacja pracowników spełnia wymagania formalne,
- czy czas pracy, urlopy i dodatkowe uprawnienia są rozliczane poprawnie.
Dopiero po takiej analizie można przygotować plan działania. Firma wie wtedy, ilu pracowników potrzebuje, jakie stanowiska warto otworzyć, jakich błędów uniknąć i jaki efekt finansowy może osiągnąć.
Jak wygląda analiza przedsiębiorstwa w audycie PFRON?
Analiza przedsiębiorstwa nie polega na pobieżnym przejrzeniu dokumentów. Jej celem jest sprawdzenie, co wpływa na obecne wpłaty do PFRON i gdzie firma może mieć ryzyka formalne lub finansowe.
Normative analizuje przede wszystkim obszary, które mają bezpośredni wpływ na rozliczenia z PFRON:
- dane o zatrudnieniu,
- deklaracje i informacje składane do PFRON,
- dokumenty pracowników z orzeczeniem,
- sposób liczenia wskaźnika zatrudnienia,
- organizację czasu pracy,
- dodatkowe uprawnienia pracowników z niepełnosprawnościami,
- zgodność dokumentacji z wymaganiami formalnymi.
Ważna jest także ocena organizacyjna. Audyt pomaga sprawdzić, czy zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami jest możliwe w obecnych zespołach, na jakich stanowiskach ma sens i jak przygotować proces, który będzie bezpieczny dla pracodawcy oraz pracownika.
Jak przygotować firmę do audytu PFRON?
Do audytu warto przygotować dane i dokumenty, które pokażą aktualną sytuację firmy.
Warto zebrać:
- aktualne dane o zatrudnieniu,
- informacje o osobach z orzeczeniem, jeśli są już zatrudnione,
- deklaracje składane do PFRON,
- dokumentację pracowniczą dotyczącą zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami,
- informacje o czasie pracy, urlopach i zwolnieniach,
- pytania lub wątpliwości, które pojawiały się w dziale kadr, HR lub finansów.
Im lepszy dostęp do danych, tym szybciej można wskazać konkretne wnioski: co działa prawidłowo, co wymaga poprawy i gdzie firma może szukać oszczędności.
Najczęstsze błędy pracodawców przy rozliczeniach PFRON
Firmy, które chcą obniżyć wpłaty na PFRON, często zaczynają od złej strony. Zamiast najpierw sprawdzić dane i dokumenty, od razu zakładają, ilu pracowników z orzeczeniem trzeba zatrudnić.
Najczęstsze błędy to:
- zatrudnianie osoby z orzeczeniem bez wcześniejszej analizy wskaźnika,
- założenie, że każde orzeczenie wpływa na rozliczenia w taki sam sposób,
- nieprawidłowe składanie deklaracji do PFRON,
- brak kontroli dokumentów potwierdzających status pracownika,
- pomijanie uprawnień związanych z czasem pracy, urlopem lub turnusem rehabilitacyjnym,
- traktowanie audytu wyłącznie jako kontroli dokumentów, a nie narzędzia do ograniczenia kosztów i ryzyka.
Takie błędy mogą prowadzić do korekt, niepotrzebnych kosztów i stresu przy kontroli. Mogą też sprawić, że firma zatrudni osoby z orzeczeniem, ale nie osiągnie zakładanego efektu finansowego.
Jak przebiega współpraca z Normative?
Współpraca z Normative zaczyna się od rozmowy i rozpoznania sytuacji firmy. Następnie ekspert analizuje dokumenty, deklaracje oraz dane dotyczące zatrudnienia.
Po audycie firma otrzymuje konkretne wnioski:
- co jest rozliczane prawidłowo,
- co wymaga poprawy,
- gdzie mogą występować ryzyka,
- czy istnieje przestrzeń do obniżenia wpłat na PFRON,
- jakie działania warto podjąć w pierwszej kolejności.
Normative wspiera pracodawców nie tylko w analizie formalnej, lecz także w rekrutacji osób z niepełnosprawnościami. Dzięki temu audyt może być pierwszym krokiem do uporządkowania rozliczeń i zaplanowania zatrudnienia, które będzie zgodne z przepisami oraz korzystne finansowo.
Sprawdź, czy Twoja firma może obniżyć wpłaty na PFRON
Umów bezpłatną konsultację z Normative. Sprawdzimy, jak wygląda sytuacja Twojej organizacji, gdzie mogą pojawiać się ryzyka i czy audyt może pomóc ograniczyć comiesięczne koszty.
Magdalena Bielska
