Jeśli masz wrażenie, że wpłaty na PFRON „same rosną”, nawet gdy w firmie nic się nie zmienia — to nie złudzenie. Dzieje się tak dlatego, że wysokość obowiązkowej wpłaty jest powiązana z przeciętnym wynagrodzeniem ogłaszanym przez GUS, a ono potrafi zmieniać się kilka razy w roku. W efekcie Twoje koszty mogą rosnąć „z automatu”, bez decyzji po Twojej stronie.
Z tego artykułu dowiesz się:
- kto ma obowiązek płacić,
- jak działa wzór,
- dlaczego pojawia się wzrost wpłat PFRON,
- oraz — co najważniejsze — jak legalnie ograniczyć kwotę do zapłaty.
Kogo dotyczą obowiązkowe wpłaty na PFRON?
Co do zasady, wpłaty dotyczą pracodawców, którzy:
- zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na etaty,
- a jednocześnie nie osiągają wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością (najczęściej 6%, a w wybranych przypadkach 2%).
Co ważne, liczenie „w przeliczeniu na etaty” ma ogromne znaczenie. Z jednej strony przy umowach na część etatu łatwo zaniżyć lub zawyżyć stan zatrudnienia. Z drugiej strony przy rotacji kadrowej (np. sezonowości) błąd potrafi powtarzać się miesiącami, a wtedy koszt rośnie.
Dlaczego rośnie składka? Mechanizm wzrostu wpłat PFRON
Najprościej mówiąc, wysokość wpłaty zależy od dwóch elementów:
- przeciętnego wynagrodzenia (GUS),
- oraz liczby etatów, których brakuje do osiągnięcia wskaźnika.
Dlatego nawet wtedy, gdy liczba pracowników w firmie się nie zmienia, kwota wpłaty może pójść w górę. Ponadto różne okresy rozliczeniowe potrafią bazować na innych „podstawach” (zależnie od publikacji GUS), więc wpłata może się również wahać.
Wzór na wpłatę i szybka interpretacja
Upraszczając, miesięczna wpłata wygląda tak:
Wpłata = 40,65% × przeciętne wynagrodzenie × liczba „brakujących etatów”
Z tego wynika ważny wniosek: im wyższe przeciętne wynagrodzenie, tym droższy staje się każdy „brakujący” etat. Innymi słowy, wzrost podstawy podbija koszt jednostkowy, a dopiero potem mnożysz go przez brakujące etaty.
„Koszt” 1 brakującego etatu — jak to czytać w praktyce?
Żeby ułatwić Ci myślenie o tym koszcie, możesz liczyć to w skrócie tak:
- bierzesz przeciętne wynagrodzenie,
- następnie mnożysz je przez 40,65%,
- i otrzymujesz przybliżoną kwotę miesięczną „za jeden brakujący etat”.
Dzięki temu szybciej oszacujesz ryzyko budżetowe. Co więcej, taki skrót dobrze działa w rozmowach z zarządem, finansami i HR, bo pokazuje problem w jednym zdaniu.
Przykład: firma 50 etatów – ile zapłaci na PFRON?
Załóżmy, że:
- firma ma 50 etatów ogółem,
- wymagany wskaźnik to 6%, więc 50 × 6% = 3 etaty,
- faktycznie zatrudniasz 1 etat osoby z niepełnosprawnością,
- a zatem brakuje Ci 2 etaty.
Wtedy liczysz:
- koszt „1 brakującego etatu” (z powyższego wzoru skróconego),
- a następnie mnożysz razy 2.
W efekcie dostajesz miesięczną wpłatę dla tego przykładu. Z kolei jeśli przeciętne wynagrodzenie wzrośnie w kolejnym okresie, cały rachunek automatycznie pójdzie w górę — nawet przy identycznym stanie zatrudnienia.
Terminy i dokumenty: kiedy płacisz i co składasz?
Najczęściej w praktyce pojawiają się:
- deklaracja DEK-I-0,
- oraz płatność do 20. dnia następnego miesiąca po miesiącu, którego dotyczy obowiązek.
Jednocześnie wiele firm obsługuje to przez system e-PFRON2, dlatego warto mieć jedną osobę odpowiedzialną za terminowość i kompletność danych. Ponadto dobrze jest wprowadzić stałą checklistę: stan zatrudnienia → wskaźnik → brakujące etaty → wyliczenie → deklaracja → płatność.
Chcesz wiedzieć więcej, poczytaj nasze inne artykuły:
- Deklaracje PFRON krok po kroku: https://normative.pl/deklaracje-pfron-2/
- Wpłaty do PFRON – kompendium: https://normative.pl/wplaty-do-pfron/
Jak legalnie ograniczyć wzrost wpłat PFRON ?
Poniżej trzy najbardziej „biznesowe” ścieżki. Co istotne, każda działa inaczej, więc najlepiej dobrać rozwiązanie do struktury zatrudnienia i planów firmy.
1) Zatrudnienie osób z niepełnosprawnością i domknięcie wskaźnika
To najprostszy mechanizm: rośnie zatrudnienie osób z orzeczeniem → wpłata spada albo znika. Ponadto w wielu przypadkach możesz rozważyć dofinansowanie do wynagrodzeń, co dodatkowo poprawia wynik finansowy.
Więcej informacja w artykułach poniżej:
- https://normative.pl/zatrudnienie-osob-z-niepelnosprawnoscia/
- https://normative.pl/dofinansowanie-pfron/
2) Ulgi we wpłatach (INF-U) – obniżenie kwoty do zapłaty
Jeśli kupujesz usługi lub produkty od uprawnionych podmiotów, możesz otrzymać informację o uldze (INF-U) i pomniejszyć wpłatę. Jednak trzeba pamiętać, że zazwyczaj działają tu limity obniżenia w danym miesiącu. Dlatego ta ścieżka bywa świetnym dodatkiem, ale rzadko bywa jedynym rozwiązaniem.
Co ważne, jeśli INF-U wpłynie po terminie rozliczenia, wtedy najczęściej uwzględnia się ją w kolejnych okresach. W konsekwencji warto pilnować obiegu dokumentów, bo „papierologia” realnie wpływa na koszt.
3) Kontrola wyliczeń: etaty, wyłączenia, „kto się liczy”
Tu często kryje się najwięcej pieniędzy. Z jednej strony w PFRON liczą się detale (np. prawidłowe liczenie etatów). Z drugiej strony błędy potrafią przechodzić niezauważone, bo wynik „jakoś się zgadza”.
Dlatego zanim wdrożysz większe zmiany, najpierw zrób audyt: kto wchodzi do stanu zatrudnienia, jak liczysz etaty, jak raportujesz dane i czy wskaźnik jest liczony identycznie co miesiąc. W efekcie możesz ograniczyć koszty bez rewolucji kadrowej — po prostu przez korektę metodologii.
Co grozi za brak wpłaty albo błędne rozliczenie?
Jeśli firma nie zapłaci albo rozliczy się błędnie, skutki najczęściej obejmują:
- zaległość wraz z odsetkami,
- wezwania i postępowanie windykacyjne,
- a także korekty deklaracji.
Dlatego jeśli temat jest „na czerwono”, najlepiej działać od razu.
Warto wiedzieć
Czy wzrost płacy minimalnej automatycznie podnosi wpłaty PFRON?
Nie bezpośrednio. Wpłata jest liczona od przeciętnego wynagrodzenia, natomiast płaca minimalna może pośrednio wpływać na rynek pracy i presję płacową. Innymi słowy: minimalna nie jest wzorem, ale może być „tłem”, które z czasem odbija się na średnich.
Skąd mam wiedzieć, jaka jest aktualna podstawa do wyliczeń?
Z komunikatów GUS. Dlatego warto monitorować publikacje kwartalne i przypisywać je do okresów rozliczeniowych.
Do kiedy trzeba zapłacić?
Najczęściej do 20. dnia kolejnego miesiąca — razem z deklaracją.
Czy mogę obniżać wpłatę ulgą INF-U co miesiąc?
Tak, o ile spełniasz warunki i masz prawidłowe dokumenty. Jednak pamiętaj, że zwykle obowiązują limity obniżenia, więc planuj to z wyprzedzeniem.
Podsumowując, wzrost wpłat PFRON wynika przede wszystkim ze zmian przeciętnego wynagrodzenia. Dlatego kwota do zapłaty może rosnąć nawet wtedy, gdy w firmie „nic się nie dzieje”. Na szczęście możesz temu przeciwdziałać: domykając wskaźnik zatrudnienia, korzystając z ulg INF-U oraz porządkując sposób liczenia etatów i wskaźnika. W efekcie odzyskujesz kontrolę nad kosztem i unikasz przykrych niespodzianek w budżecie.
Prawidłowe rozliczenie deklaracji rocznych PFRON to kluczowy element zarządzania firmą zatrudniającą osoby z niepełnosprawnościami. Nie warto zostawiać tego zadania na ostatnią chwilę. Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu dokumentacji lub masz wątpliwości dotyczące rozliczeń z PFRON, skontaktuj się z naszymi ekspertami https://normative.pl/kontakt/.
